بررسی یک نرم افزار مدیریتی : سیستم جامع مدیریت دانش پرنیان
ساعت ٩:٤٤ ‎ق.ظ روز سه‌شنبه ٢٧ خرداد ،۱۳٩۳  کلمات کلیدی:

چکیده
در این مقاله به مطالعه و بررسی روند سیستم جامع مدیریت دانش پرنیان پرداخته شده است. این سیستم یک نرم افزار تحت وب بوده که با استفاده از تکنولوژی2007 [1]Microsoft SharePointو بر مبنای مدل بکوویتز و ویلیامز[2] پیاده سازی شده است. هدف از توسعه این سیستم، ایجاد و ساماندهی چرخه مدیریت دانش با استفاده از روش پویا[3] در سازمان می باشد. به منظور توسعه حوزه تحت پوشش این سیستم و حذف سیستمهای موازی، نظام پیشنهادات و مدیریت مستندات نیز در این سیستم ادغام شده اند. برای سنجیدن تاثیر بکارگیری سیستم در سازمان، با استفاده از پرسشنامه های ارایه شده در [4] و توسعه آنها در چندین شاخص مورد نظر، قبل و بعد از نصب سیستم، نظرسنجی صورت گرفت که تحلیل نتایج آن روند رو به رشد و موفقی را در رسیدن به اهداف دانشی و بسترسازی جهت پیاده‌سازی کامل مدیریت دانش در سازمان، نشان داده است.


مقدمه
عصر حاضر، عصر تغییر و تحول سریع دانش است . هر پنج سال و نیم حجم دانش دو برابر می شود، در حالی که عمر متوسط آن کمتر از چهار سال است و در چنین شرایطی دانش به عنوان یک منبع ارزشمند استراتژیک و دارایی مطرح می شود که نیازمند مدیریت است. مدیریت دانش، فرآیندی است که در شناسایی، سازماندهی، انتشار و انتقال اطلاعات مهم به سازمان کمک می‌کند، همچنین در تأمین نیازهای تخصصی سازمان برای انجام فعالیت‌هایی نظیر حل مسئله، یادگیری پویا، برنامه‌ریزی راهبردی و تصمیم‌گیری در سازمان، مؤثر است. برای بهبود و اثربخشی کارشناسان خبره، گروه‌های سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان‌های مختلف اقدام به ارائه و ساخت پایگاه‌های اطلاعاتی برای دانش، نقشه‌های اطلاعاتی و نرم‌افزارهای کاربردی سفارشی کرده‌اند.

در بعضی شرایط نتایج حاصل از پیاده سازی با اهداف تدوین شده فاصله دارند و این پروژه ها با شکست مواجه می شوند. در سال 1998 تحقیقاتی جهت یافتن مشکلات اجرای مدیریت دانش در سازمان ها انجام شده است. چهار مشکل اساسی ذیل از مهم ترین نتایج این تحقیق هستند[5]:
    * بود حمایت مستمر از سوی مدیریت سازمان
    * سمت گیری زیاد به تکنولوژی و کمبود توجه به فاکتورهای اساسی
    * کم توجهی به تجربیات سازمان های با تجربه مدیریت دانش
    * مشکل استفاده از اطلاعات کلیدی وجود فرهنگ دانشگرا و زیربنای انسانی مناسب(فرهنگ)، مهم ترین دلیل موفقیت پیاده سازی مدیریت دانش در سازمان هاست .آمارها حاکی از آن هستند که 50% از مشکلات پیاده سازی مدیریت دانش مربوط به فاکتور فرهنگ و نیروی انسانی بوده و مشکلات مرتبط به حوزه ساختاری و تکنولوژیکی هر کدام تنها 25% نقش دارند[2].

در بخش دوم این مقاله ضمن تعریف مجدد مفاهیم پایه مثل دانش و چرخه مدیریت دانش بر اساس مدل بکوویتز و ویلیامز، رویکرد مفهومی در انطباق این مدل با ساختار داخلی پیاده سازی شده را مورد بررسی قرار خواهیم داد. در بخش سوم ارتباط بین مدیریت دانش با سیستمهای دیگری مانند مدیریت مستندات و نظام پیشنهادات تشریح می گردد. در بخش چهارم معماری نرم افزار طراحی شده معرفی می گردد. و در بخش پنجم به نیازها و ضرورتها برای استقرار مدیریت دانش می پردازیم و در انتها بخشی از تجربیات جمع آوری شده در خصوص حرکت سازمان در این مسیر، شناسایی دانش، تکامل دیدگاه ها و توسعه آن به تمامی بخش های سازمان ارائه می گردد.

مدلهای پایه
مرور رده بندی های مدل های دانش ارایه شده توسط "کاکابادسه" و همکارانش، به چهار گروه از مدل ها به شرح زیر اشاره دارد: [6]
    * مدل های شبکه
    * مدل های شناختی
    * مدل های انجمنی/ ارتباطی
    * مدل های فلسفی
با توجه به تجربیات سازمانهای پیشرفته در زمینه مدیریت دانش، ترکیب مدلهای شبکه، فلسفی و انجمنی به همراه استفاده از مدل شناختی، ترکیبی مناسب برای مدیریت دانش در سازمان است و محرک های اصلی در این راستا؛ ارتباطات و روابط ، اعتماد ، همدلی، انجمن گفتگوی دو جانبه عمیق و تکنولوژی برای دستیابی به گفتگو و برقراری ارتباط با ثبات هستند. از منظر ماهیت دانش، دانش آشکار به راحتی مورد تجزیه و تحلیل و طبقه بندی قرار می گیرد ، اما دانش ضمنی در روحیه ، روان و درک انسان ها نهفته است، از این رو، تجزیه و تحلیل و طبقه بندی آن دارای دشواری های خاص خود است .با توجه به اهمیت و نقش هر یک از این دو نوع دانش، عده ای از این منظر، روشهای به کارگیری مدیریت دانش در سازمان را به چهار دسته: دینامیک، انسان محور، سیستم محور و منفعل تقسیم کرده اند[3]. سازمان هایی که از روش دینامیک استفاده می کنند، از هر دو نوع دانش ضمنی و آشکار، بهره می گیرند و آنها را به بهترین نحو مورد توجه و استفاده قرار می‌دهند. نتایج بررسی های انجام شده بر روی سازمان های که روشهای نامبرده را به کار برده اند، نشان می دهد که روش دینامیک، نسبت به دیگر روش ها، کارآمدی بیشتری دارد، زیرا به هر دو نوع از دانش(ضمنی و آشکار) توجه دارد.

   1. معرفی مدل مرجع
      تا کنون بسیاری از نویسندگان مدل هایی را در زمینه فرآیند مدیریت دانش ارایه داده‌اند که بیشتر آنها از نظر محتوایی تقریبا مشابه یکدیگرند اما دارای واژه‌ها و فازهایی متفاوت هستند. در این مدل فرض بر این است که مراحل و فعالیت ها اغلب هم زمان گاهی اوقات پی در پی و به ندرت در یک ترتیب خطی هستند.

      در مدل بکوویتز و ویلیامز[2] اجزای فرآیند مدیریت دانش ارایه شده شامل هفت عامل: یافتن، بکارگیری، یادگیری، تسهیم، ارزیابی، ایجاد، نگهداری و حذف است که باید برای ایجاد سرمایه بر پایه دانش بصورت یکپارچه مدیریت شوند. در ادامه راجع به هر یک از آنها توضیحاتی به شرح زیر ارایه شده است.
       الف) یافتن: نکات اساسی که در یافتن اطلاعات درست، باید در زمان مناسب مد نظر قرار گیرند، عبارتند از:
        • آیا همکاران می توانند، نیازهای اطلاعاتی خود را دقیق فرموله کنند؟
        • آیا منابع و حاملان دانش مشخص اند؟
        • آیا ابزار کمی و قواعد موجود از جستجوی اطلاعات حمایت می‌کنند؟
        • آیا شالوده ساختار دانشی، قابل فهم بوده و خوب سازماندهی شده است؟

      ب) بکارگیری: به این معنا است که بتوان خلاقانه و مشتری گرایانه،‌ راه‌حل‌های مناسب را به دست آورد .این امر از طریق پیشنهاد راههای گوناگون برای استفاده از دانشهای بالقوه انجام می شود. نکاتی که باید برای تحقق این موضوع مورد توجه باشد عبارتند از:
        • جریان آزاد ایده ها در داخل سازمان
        • همکاری تنگاتنگ بخش های مختلف سازمان و ایجاد مکان‌های (مجازی/فیزیکی) آزاد برای تبادل دانش و بروز خلاقیت در سازمان.

      پ) یادگیری: بررسی در خصوص یافتن دلایل موفقیت یا عدم موفقیت پروژه‌های انجام شده به منظور لحاظ کردن نتایج آن در پروژه های آتی برای انجام اثر بخش آنها. مواردی که در این زمینه باید مورد توجه قرار گیرند، عبارت اند از:
        • ایجاد این تفکر که یادگیری در سازمان، به استفاده اثر بخش در عمل منجر شود
        • در تمام سازمان، جمع آوری تجربیات و آموخته ها به رسمیت شناخته شود.

      ت) تسهیم: در این فرآیند، همکاران دانش‌های خود را به دیگران انتقال می‌دهند و این امر، موجب گسترش پایه های دانش سازمانی می شود. در این زمینه باید گفت، تبادل دانش در سازمان، به زمان و بستر سازی مناسب نیاز دارد، چرا که ممکن است، این حالت به دلایل گوناگون در برخی ازهمکاران، احساس خطر را برانگیزد. نکات اساسی در تبادل دانش، عبارتند از :
        • همکاران بر انگیخته شوند و مایل باشند که دانش خود را ارایه دهند.
        • سیستم ها و ساختار ها از فرآیند انتقال دانش، حمایت کنند.
        • در تمام سازمان، تبادل دانش رسمیت یافته و از آن حمایت شود.

      ث) ارزیابی: در این فرآیند باید دانش های موجود و نیازهای فعلی و آتی دانش ارزیابی شوند. برای این کار لازمست، میزان رشد پایه‌های دانش و نیز دستاوردهای سرمایه گذاری مرتبط با آن اندازه گیری شود. فاکتورهایی که امکان اندازه گیری پایه ها ی دانش را ممکن می سازند، عبارتند از:
        • تاثیر دانش بر کارایی سازمانی به رسمیت شناخته شود و در تفکر استراتژیک سازمانی قرار گیرد
        • انواع شاخص‌ها، معیارها و نکات اساسی در اندازه گیری ارزش دارایی های سازمانی ایجاد شود.

      ج) ایجاد/نگهداری: باید دانش های مهم و استراتژیکی در این فرآیند توسعه یابند و دارایی های دانشی، نیز مورد توجه قرار گیرند. برای ایجاد و نگهداری دانش باید عوامل زیر فراهم باشد:
        • ایجاد بستر و ابزارهای مناسب برای نگهداری دانش و خلق دانش های جدید.
        • روابط میان بخشهای مختلف به گونه‌ای طراحی و ایجاد شود تا هدف های مدیریت دانش تحقق یابد.
        • سازمان به این معنا پی ببرد که استفاده از دانش ارزشمند است و باید از آن نگهداری شده و توسعه داده شود.

        • فرم ها ،سیاست ها ،دستورالعمل ها و فرهنگ سازمانی ، از تعامل بین بخش های مختلف سازمان و نیز   مابین همکاران حمایت کند. چ)حذف: در این فرآیند، دانش هایی که از نظر استراتژیک و کاربرد دیگر، بی معنی هستند باید از سیستم حذف یا در جایی دیگر انبار شوند این کار به ترتیب زیر انجام می شود:
        • دانش های ابطال شده انبار نشوند.
        • دانش هایی که در حال حاضر بی ارزشند، ولی در آینده احتمال استفاده از آنها وجود دارد، به صورت دسته بندی، بایگانی شوند.

سیستمهای مشابه

   1. نظام پیشنهادات
یکی از سیستمهای بهره‌وری است که به کمک آن، آراء و نظرات کارکنان به اطلاع مقامهای بالای شرکت می رسد و مورد توجه قرار می گیرد. عملکرد عمده نظام مشارکت ارتقاء جریان ارتباطها از پایین‌ترین سطوح آن به بالاترین سطوح است و از طریق برقراری یک جریان ارتباط صحیح، منجر به ایجاد وحدت یا انسجام در میان تمام افراد سازمان می شود. اهداف اصلی از استقرار این نظام در سازمان شامل:
       • شناسایی افراد خوش فکر، جستجوگر و ممتاز
       • تقویت احساس مسئولیت در کارکنان و ایجاد انگیزه‌های معنوی و مادی برای برانگیختن و بکار گرفتن توان بالای اندیشیدن و پدید آوردن راه کارهای سازنده در کار از سوی کارکنان
       • پدید آوردن فضای مناسب برای شکوفا کردن و بهره گرفتن از اندیشه و تجربه کارکنان

       • کاهش هزینه‌های سازمان از طریق بهبود عملیاتی و افزایش کیفیت و بهره وری همانطور که از تعاریف و اهداف این نظام مشخص است شباهتهای زیادی بین آن و سیستم مدیریت دانش وجود دارد. در نمونه اجرایی در یک سازمان؛ یک پیشنهاد، یک دانش تایید نشده می باشد که پس از طی مراحل بررسی و تایید ضمن برخوردار شدن از امتیازات متناسب، به منظور تکمیل، توسعه و یا بهره برداری در اختیار تمامی سازمان قرار می گیرد.
   2.
مدیریت مستندات
      مدیریت مستندات چرخه زندگی اسناد در سازمان را کنترل میکند. چگونگی ایجاد، بازبینی، انتشار و مصرف آنها و چگونگی ابقاء و امحاء آنها. همچنین عبارت "مدیریت" بر کنترل بالا به پایین اطلاعات دلالت دارد. یک سیستم مدیریت مستندات موثر بایستی منعکس کننده فرهنگ سازمانی که از آن استفاده می کنند باشد. همچنین در یک سیستم مدیریت دانش موثر، بخشی از دانش سازمانی که در حوزه‌های شیوه برخود با مسائل و یا شرایط و الزامات فرایند‌ها، تولید می شود جهت حداکثر شدن اثرات ناشی از آن بایستی بر اساس یک رویه سیستمی به چرخه مستندات سازمانی وارد شده و بعنوان بخشی از مفروضات موجود در حرکت های بعدی در آن حوزه مورد استفاده خودکار قرار گیرد. یک سیستم مدیریت مستندات که به خوبی طراحی شده باشد یافتن و اشتراک اطلاعات را به سادگی فراهم میکند. این سیستم محتوا را در یک روش منطقی سازماندهی می کند، و شرایط لازم برای استانداردسازی رویه ایجاد و نمایش دانش درون سازمان را تسهیل می نماید. این سیستم همچنین باعث توسعه مدیریت دانش و پالایش اطلاعات می گردد. این سیستم به سازمان در برآورده ساختن مسئولیتهای قانونی کمک خواهد کرد. این سیستم ویژگیهایی را برای هر گام از چرخه زندگی مستند فراهم میکند. از ایجاد قالب تا نوشتن، بازبینی، انتشار، ممیزی، و سرانجام حذف یا آرشیو آن[7].
      دانش صریح سازمان که قبلا مستند سازی شده یا به راحتی قابل مستند سازی است در یک سو و تجربه، فهم، بینش و مهارت کارکنان از یک سوی دیگر دو رکن اصلی دانش را تشکیل می دهند. بخش دوم یعنی تجربه، فهم و ... ارزشمندترین دانش در سازمان بوده و در اختیار افراد قرار دارد. وجه ملموس یا عینی دانش در قالبهای مختلف در شکل مستندات موجود هستند، با توجه به نیاز مبرم و به عنوان بخشی از نظام مدیریت دانش چرخه سازماندهی و دسترس‌پذیر کردن این دانش مد نظر قرار گرفته است هر چند با توجه به گستره سازمان این فعالیتها در حال توسعه و در چرخه بهبود مستمر قرار دارد. به عبارت دیگر مدیریت مستندات جزء مکمل سیستم مدیریت دانش می باشد.
      
معرفی سیستم پیاده سازی شده
برای طراحی سیستم مدیریت دانش پرنیان چهار هدف ذیل در نظر گرفته شد:
- تلاش برای ایجاد مخازن (کتابخانه‌های) دانش
- بهبود دستیابی به دانش - کوشش برای ارتقای فرهنگ ایجاد و بکارگیری دانش

- مدیریت کردن دانش به عنوان دارایی در تعریف فوق مخازن دانش عبارتند از: دانش بیرونی (هوش رقابتی)، دانش ساختمند درونی (گزارشهای پژوهشی، نوشته‌ها و روشهای مربوط به بازاریابی محصول محور) و دانش بدون ساختار درونی (پایگاههای مباحثهای مملو از دانش). کار سازمان با مدیریت دانش باید بر جذب مخازن دانش و جابجایی دانش بدون ساختار ضمنی یا درونی به دانش ساختمند صریح بیرونی تمرکز کند و متوجه باشد که دانش فردی تبدیل به دانش سازمانی شود. این امر را نه تنها میتوان توسط نیاز سازمانها به اداره بهتر دانش با استقرار شایستگیهای محوری برای افراد، شاخصهای عملکرد ازطریق شناسایی دارائیهای نامشهود توضیح داد، بلکه همچنین سازمانها تلاش میکنند که یک سازمان نوآور و سازمان یادگیرنده در یک فرهنگ تسهیم دانش تبدیل شوند.

به منظور دستیابی به اهداف فوق بایستی علاوه بر ایجاد بستر نرم افزاری اقدامات دیگری نظیر آنچه در ادامه آمده است انجام داد:
1- الگو بودن مدیران برای توسعه و نشر مدیریت دانش .
 2- ترویج و فرهنگ سازی در خصوص مدیریت دانش از طریق نشریات سازمان و نیز ابزار اطلاع رسانی
 3- ایجاد نظام پاداش برای مستند سازی تجربیات برجسته .
 4- ایجاد و تکامل مستندات موجود در ساختار سیستم‌های زیربنایی در حوزه‌های کیفیت و مهندسی
 5- ایجاد دبیرخانه مرکزی به منظور پیگیری و برنامه ریزی و کنترل عملکرد مدیریت دانش

برای پیاده سازی هر نرم افزاری بایستی ابتدا یک طرح منطقی از آن تهیه نمود. در ادامه ضمن معرفی مفاهیم پایه مدیریت دانش که در مدل اجرا شده بکار گرفته شده اند. به تشریح معماری منطقی سیستم نیز پرداخته خواهد شد.

واحد دانش (KU ): در الگوهای مدیریت متداول یک سازمان به لحاظ ساختاری و فعالیتی به بخشهایی تحت عنوان "واحد سازمانی" تقسیم بندی می گردد. که هدف از آن دسته بندی مسئولیتها، تمرکز روی فعالیتهای مشخص و مجتمع سازی تعاملات درون واحدی می باشد. همین ساختار برای مدیریت سازمان از دیدگاه دانشی نیز ضروری می نماید. با این تفاوت که در این سازماندهی تمرکز بر روی نوع دانش، محدوده تحت پوشش و متخصصین و استفاده کنندگان آن می باشند. به هر کدام از این نواحی KU اطلاق می گردد. تقسیم بندی حوزه ها بنا به نظر KA میتواند بر اساس تخصصهای مختلف در سازمان و یا فرآیندهای کاری موجود در سازمان باشد.

موجودیت دانش (KO ): در هر واحد دانش (KU) ، انواع مختلفی از دانش وجود دارد که بایستی شناسایی و تحت مدیریت قرار گیرند. این دانشها ممکن است در قالب اسناد مکتوب، فایلهای الکترونیکی، اسناد کاغذی و حتی حاصل تجربه چندین سال یک تیم باشد. که به این نوعها KO گفته می شود.

اطلاعات توصیفی (Metadata): برای توصیف کاملتر یک سند دانش (K) علاوه بر خود سند نیاز به اطلاعاتی است که محتوای سند را توصیف نمایند، به این اطلاعات Metadata گفته می شود که در دو دسته قابل تقسیم بندی می باشند:

اطلاعات توصیفی کلی (General Metadata): این موارد بعد از تایید توسط شورای راهبری، در قالب کلی توسط KA پیاده سازی می شود. و برای همه اسناد دانش از همه انواع KO قابل دسترسی و ورود اطلاعات می باشند.

اطلاعات توصیفی تخصصی (Special Metadata) : از آنجا که برخی KO ها بسته به ماهیتشان نیاز به اطلاعات تخصصی برای توصیف کاملتر محتوا دارند. لذا این موارد توسط KE ها تعریف کننده هر KO قابل تعیین و برای اسناد دانش مربوط به همان KO‌ قابل ورود اطلاعات هستند.

مهندس دانش (KE ): شناسایی KO ها و استخراج و ارزیابی آنها فعالیتی است پیچیده که نیاز به ترکیبی از تخصص، تجربه و آشنایی با مفاهیم مدیریت دانش دارد. KE ها افرادی هستند متخصص و با تجربه که پس از فراگیری مقدماتی از مفاهیم دانش محوری، مسئولیت شناسایی، ارزیابی، تکمیل و استنتاج اطلاعات موجود و مرتبط با حوزه دانشی (KU) خود را دارند.

کاربر دانش(KW ): به کارکنان فنی و حرفه‌ای گفته می‌شود که کار آنها مبتنی بر اطلاعات است یا به عبارتی کار اصلی آنها توسعه و استفاده از دانش می‌باشد. که در طرح ارایه شده این عنوان به تمام کاربران سیستم اطلاق می گردد.

دانش (K ): در صورتی که KO ها به درستی استخراج گردند. بخش اعظمی از اطلاعات ارزشمند یک KU در قالب KOها قابل ثبت و ارایه می باشند. به هر کدام از این اسناد که حاوی مجموعه ای از اطلاعات مرتبط، مهم و طبقه بندی شده میباشد. دانش گفته می شود.

گراف دانش (KG ): هر دانش در هر KU به صورت مستقل ثبت می گردد. این دانشها به لحاظ Meta Data و یا ارتباط تعریف شده برای آنها به صورت نودهای یک گراف به هم متصل می شوند. که نشان دهنده روابط بین دانشهای مختلف می باشد. البته این روابط منحصر به دانشهای یک KU نبوده و قابل گسترش در کل سازمان می باشد.

مدیر دانش (KA ): از آنجا که در موضوعیت مدیریت سازمان از دیدگاه دانش KU ها یک تقسیم بندی مسطح از سازمان می باشند. و تا حد زیادی ارتباطات و دانشهای هر حوزه در محدوده همان حوزه شکل می گیرند. لذا نیاز به مفهومی با عنوان مدیر دانش با تخصص فناوری اطلاعات برای نظارت کلی بر ابزار، اعمال سیاستهای شورای راهبری و ایجاد ارتباطات فراحوزه ای کاملا ضروری است.
شورای راهبری: جمعی از مدیران ارشد سازمان متشکل از معاونت منابع انسانی، معاونت بازرگانی، معاونت مالی، مدیر تکنولوژی اطلاعات و مدیران کارخانه‌ها، که مسئولیت سیاستگذاری در حوزه مرتبط با تکنولوژی اطلاعات را بر عهده دارند.
شکل 1: ساختار سازمانی مدیریت دانش 

   1.
      در شکل (1) یک مدل شماتیک از معماری سیستم مدیریت دانش ارایه گردد. منطقه مستطیل شکل یک شمایل از کل سازمان می‌باشد. که توسط خطوطی به حوزه های دانش تقسیم بندی شده است. در هر واحد دانش یک تیم مهندسی دانش قرار دارد که مسئولیت کاوش و تفحص را برای شناسایی انواع دانش بر عهده دارد. همانطور که مشاهده می گردد گراف دانش در هر واحد دانش مستقل بوده و ارتباطات بین آنها از طریق مدیر دانش که تحت نظارت شورای راهبری فعالیت می کند، برقرار می گردد.
 شکل 2: چرخه تولید و ارزیابی دانش

ساختار عملیاتی 
بر اساس الگوی چرخه مدیریت دانش (شکل 2) و مدل بکوویتز و ویلیامز، برای اجرای سیستم مدیریت دانش در سازمان، بایستی از وجوه مختلف به تحلیل مساله بپردازیم. بر این اساس به معرفی نیازمندیهای لازم برای اجرای این مدل از منظر اجرایی می پردازیم. پروژه مدیریت دانش با ارایه سمیناری از آقای دکتر فتحی[8] در گروه کارخانجات پارت لاستیک آغاز شد. در ادامه با استفاده از مشاوره‌های ایشان، و جلب حمایت مدیران ارشد سازمان - به عنوان یک نیاز ضروری در استقرار و تداوم نظام مدیریت دانش- بر مبنای استراتژیها و اهداف سازمان، فعالیتهای ذیل برنامه ریزی و اجرا گردید.

الف) یافتن
به منظور ایجاد دید مشترکی از تعریف دانش، و مدیریت دانش در سازمان برنامه‌های ذیل اجرا گردید: • برگزاری کارگاه های مختلف عمومی و تخصصی آشنایی با مفاهیم مدیریت دانش در سطوح مختلف سازمان
 • برگزاری همایش عمومی مدیریت دانش
• تهیه مجلات و کتب مناسب برای کارکنان • تقسیم بندی سازمان به حوزه های دانش توسط شورای راهبری
• انتخاب مجموعه پایلوت برای اجرای فاز اول و دریافت فیدبکها
• تعیین و آموزش اولین مهندسین دانش: این افراد در هر دور بر اساس اطلاعات جمع آوری شده در سیستم مجددا انتخاب می‌شوند.
• تهیه رویه و فرمهای مربوطه در نظام کیفیت برای پیشنهاد نوع محتوی، نحوه گردش دانش به منظور تایید
 • تعریف General Metadata توسط شورای راهبری

ب) بکارگیری
برای اینکه دانشهای ذخیره شده به طور موثری مورد استفاده قرار گیرند. در ابتدای تمام رویه‌های سیستمی که در آن اقدام جدیدی صورت می گیرد یک گام جستجو در پایگاه دانش اضافه شده است. و به منظور تشویق پرسنل به استفاده بیشتر از دانشهای موجود، در صورتی که اقدامی عملی به یک دانش مرتبط شود. یا به عبارت دیگر از دانشهای موجود استفاده عملی صورت گیرد. پاداش به فرد تعلق می گیرد. بعلاوه امکاناتی مانند: • امکان ناوبری روی اسناد دانش از وجوه مختلف (دسته بندی درختواره ای، نویسنده، نوع فایل، KU،‌ KO و ...) • امکان جستجوی پیشرفته (انتخاب یک یا چند KU، KO، نوع سند، تاریخ، کلمات کلیدی و...) • جستجوی ساده • در همه نتایج جستجو صرفا آنچه کاربر دسترسی دارد نمایش داده می شود.

پ) یادگیری
از آنجا که همه دانشها ممکن است کامل نباشند و یا حتی مفهوم اشتباهی را منتقل کنند. لذا بعد از تایید علمی و تجربی مهندس دانش از خرد جمعی برای بررسی صحت و کفایت دانش استفاده می شود.
• بعد از پیدا شدن سند، کاربر می تواند مفید بودن یا نبودن سند دانش را تعیین کند (برای دریافت بازخورد کاربران). نتایج بازخوردها هم در بهبود جستجو و هم در بازبینی اسناد توسط تیم های مهندسی دانش مفید خواهد بود.
• همچنین کاربر می تواند در مورد سند پیدا شده، اظهار نظر کرده و پیشنهاد ارایه نماید. بدیهی است نظرات و پیشنهادات مطرح شده پس از تایید مهندسین دانش قابل مشاهده توسط دیگران خواهد بود .
• نگهداری سوابق جستجوهای موفق و ناموفق جهت امکان آنالیز ناموفق ها برای تکمیل پایگاه دانش و کاهش جستجوهای ناموفق
• بعد از پایان جستجو و تعیین مفید بودن نتایج توسط کاربر و بعد از تایید تیم KE مرتبط عبارات جستجو شده را به عنوان کلمات کلیدی دوم به آن سند اضافه می شوند. این عمل به بهبود جستجوهای بعدی کمک خواهد کرد.
• برای کمک به بهبود جستجو تعداد دفعات visit‌ یک سند دانش نگهداری خواهد شد

ت) تسهیم
بعد از انجام جستجو، کاربر می تواند مشکلات یا سوالاتی که برای پاسخ به آنها جستجو می کرده است را ثبت کند و در صورت یافتن نتیجه مناسب آنها را به هم مرتبط نماید این ارتباطات در امتیازدهی مفید خواهند بود.

ث) ارزیابی
• اختصاص بخشی از امتیاز تمدید قرارداد به امتیاز مربوط به تولید دانش جهت کارمندان ستادی • اختصاص امتیاز مثبت به مهندسین دانش (در نظر گرفتن عدد ثابت در خصوص ارزیابی دانش) • اختصاص امتیاز مثبت به استفاده کنندگان کاربردی دانش (ذکر مراجع دانش در امور اجرایی) • اختصاص امتیاز مثبت جهت دانش ثبت شده بر اساس تعداد دفعات مراجعه به آن • اختصاص امتیاز مثبت برای رفع اشکالات یا تکمیل دانش از طریق ارایه نظرات
 
ج) ایجاد/نگهداری
در این فرآیند کلیه فعالیتها بر محور شناسایی دانش های ارزشمند‌تر، مستند سازی و نگهداشت آنها می باشد. که برای پوشش این هدف نیاز به طی گامهای ذیل می باشد:
• استخراج نوع محتوی توسط تیم مهندس دانش در هر حوزه
• تعریف Special Metadata توسط تیم مهندسی دانش برای هر نوع محتوای دانش • تعریف نقشهای کاربری
 •  تعیین سطوح دسترسی برای نقشهای تعریف شده بدین معنی که به کدام واحدهای دانش چه دسترسی دارند و آیا مجوز ثبت سند دانش دارند یا فقط امکان استفاده از دانشهای موجود در پایگاه دانش را دارند.
• تعریف کاربران و تعیین نقش آنها
• ثبت یک سند دانش به صورت کامل توسط کاربر. این اطلاعات تا زمان انتشار سند فقط توسط ثبت کننده و تیم مهندسی دانش قابل مشاهده خواهد بود.
• ثبت هر سند دانش جدید بسته به اینکه مربوط به چه حوزه دانش ‌باشد، به تیم مهندسی دانش همان حوزه از طریق سرویس خبررسانی اطلاع رسانی می شود.
• تیم مهندسی دانش اطلاعات را خارج از نرم افزار بررسی و نتیجه نهایی توسط نماینده آنها به همراه نام بررسی کنندگان ثبت می گردد.
• بعد از انتشار سند، به همه استفاده کنندگانی که نقشهای آنها به آن سند دسترسی دارد. از طریق سرویس خبررسانی اطلاع‌رسانی می گردد در صورت استقرار یک نرم افزار برای بخشی از فعالیتهای یک سازمان، بسیاری از اطلاعات آن حوزه تحت پوشش نرم افزار قرار خواهند گرفت. در این صورت تمامی اسناد دانش مربوط به آن حوزه که تحت تاثیر نرم افزار قرار گرفته اند، بعد از استقرار آن نامعتبر خواهند شد. و فقط موارد تحلیلی باقی خواهند ماند. در ضمن یک سند دانش کلی(سند راهنما) که نشان دهنده تعریفی از سیستم نرم افزاری و حوزه های تحت پوشش آن است به عنوان یک سند جدید درج خواهد گردید تا راهنمای استفاده کنندگان برای دسترسی به اطلاعات مفید باشد.

چ) حذف
• مدت اعتبار: از آنجا که برخی از دانشها پس از مدتی فاقد اعتبار خواهند بود. لذا امکان تعیین سیاست اعتبارگذاری به تفکیک نوع محتوی دانش در سیستم وجود دارد. و پس از پایان اعتبار یک سند دانش، آن سند منقضی شده و انقضای خود را از طریق سرویس خبررسانی به تیم مهندسی دانش مرتبط اطلاع رسانی می نماید. تا دوباره بازبینی شده و در صورت نیاز اعتبار آن تمدید و یا به طور کلی از رده خارج شود. • امکان تهیه نقشه دانش ها: بدین معنی که در هنگام ثبت دانش و بر اساس اطلاعات ورودی، اسناد دانش مرتبط نمایش و امکان ایجاد لینک بین آنها فراهم گردد. بدین سان از ثبت دانش تکراری نیز جلوگیری خواهد شد.

 تجربیات و نتایج اجرایی در تحلیل و استقرار سیستم

یکی از اصلی‌ترین فازها در فرآیند مهندسی نرم افزار،‌ فاز استقرار سیستم نرم افزاری است. برای کسب نتایج مطلوب از طرح اجرا شده عملا همزمان با شروع طراحی، فعالیتهای مربوط به فرهنگ سازی، اعتماد سازی و پالایش دانشهای ثبت شده نیز آغاز شد. در ادامه به ذکر نکاتی از تجربیات حاصل می پردازیم:

• با برگزاری چندین سمینار داخلی، شرکت در سمینارهای خارجی و دریافت نظرات مشاورین متعدد، دیدگاه مناسبی از مزیتهای حاصل از استقرار سیستم مدیریت دانش در سازمان شکل گرفت و در ادامه با انتخاب واحد تکنولوژی اطلاعات به عنوان مسئول اجرای پروژه، تحلیل و طراحی معماری سیستم شروع شد.

• بعد از طراحی مدل اولیه و اعمال نظرات مشاوران، شیرپوینت 2007 به عنوان مناسبترین و منطبق ترین چهارچوب متناسب با نیازهای سازمان انتخاب شد. و آموزش مدل سیستم همزمان با پیاده‌سازی در سطوح مختلف دنبال شد.

• همگام با پیشبرد طرح و تکمیل دانش مفهومی در این پروژه پروسه انتقال آن به افراد و دریافت بازخورد نیز پیگیری می شد تا در مواردی که به عنوان مثال صرفا بخشهایی از منابع علمی به عنوان دانش ثبت شده بود. با اصلاح مدل و اضافه کردن بخش های تحلیلی بهبود یابد.

 • گروه کارخانجات حرکت خود را با حرکت در بخش های دانش محور مثل سازمان مهندسی شروع و با ارایه بازخوردهای موثر و ایجاد انگیزه های لازم به بخش های دیگر سازمان توسعه داد.

نتایج ارزیابی
درصد تغییرات شاخص ها از طریق دو سری پرسشنامه، که یکی قبل و دیگری پس از پیاده‌سازی سیستم توزیع شده، اندازه گیری شده است. جامعه آماری در هر دو مرحله 250 نفر از کارکنان یکی از شرکتهای گروه می باشد که پیاده سازی به صورت کامل در آن انجام شده است. درجه اعتبار پرسشنامه ها 0.98 می باشد. لازم به ذکر است پاسخ ها به صورت گزینه های طیفی مطرح شده و به صورت (خیلی کم 1، کم 2، متوسط 3، زیاد 4، خیلی زیاد 5) از کیفی به کمی تبدیل شده است.

عنوان شاخص
مقدار قبل از سیستم
مقدار بعد از سیستم
اطلاع از دانشهای موجود در سازمان

21%
54%

تبادل دانش با سایر سازمان

35%
72%

شناخت بهترین خبره برای سوالات

18%
68%

انجام کارها به صورت گروهی
   
16%
25%

انجام کارها بر اساس تجارب شخصی
   
81%
62%

افزایش دانش شخصی با فعالیت در سازمان

56%
75%

تاثیر پایگاه دانش در بهبود فرآیندها

27%
57%

اطلاع سازمان از نقاط ضعف دانش خود
42%
69%

نتیجه‌گیری
در این مقاله به بررسی و مطالعه پیاده سازی سیستم مدیریت دانش پرنیان به عنوان یک مجموعه صنعتی ، با توجه به شرایط فرهنگی آن، پرداخته شد. با توجه به نتایج مطلوب به دست آمده پس از پیاده سازی سیستم، به نظر می رسد که آغاز به کار با ابزار نرم افزاری و ایجاد انگیزه توسط آن در عین توجه کامل به حوزه فرهنگ و ساختار ، تاثیر بسزایی درروند ایجاد تدریجی فرهنگ دانش محور دارد که خود اصل مهمی در پذیرش از جانب کارکنان است. همچنین یکی از مهم ترین دلایل رشد بالای این شاخصها، بکارگیری نظام انگیزشی که اختصاص پاداش مالی جهت تشویق دانشکاران می باشد، بوده است. با توجه به این اصل که پاداش های مالی پایین ترین سطح نیاز های افراد را شامل می شود، می بایست در نظر گرفت که در یک مدل ایده آل مدیریت دانش اتکای صرف به پاداش های مالی مطلوب نمی باشد، هر چند که در ابتدای کار بسیار مناسب است . اما لازم است با ادامه روند فرهنگ سازی، دانشکاران را به سطوح بالاتری از سلسله مراتب نیاز ها سوق داد . بدین معنا که افراد دانش را به دلیل اعتقاد به ارزشمند بودن آن و ارزشی که از آن برای خود و سازمان کسب می‌کنند، وارد سیستم کرده و اقدام به انتشار و تبادل آن نمایند.

منابع
[1] www.microsoft.com/Sharepoint/default.mspx
[2]افرازه عباس؛ مدیریت دانش، "مفاهیم، مدل ها، اندازه گیری و پیاده سازی" مولف، انتشارات دانشگاه صنعتی امیر کبیر، 1384
[3] C McInerney - Journal of the American Society for Information Science and …, 2002
[4] جلالی جواد، افرازه فاطمه، نظافتی نوید، "طراحی و به کارگیری نرم افزار سیستم جامع مدیریت دانش"، کنفرانس مهندسی صنایع  1386
[5] North, K. probst G, Romhard, T.K. Wissen messem  Ansaetze, Erfahrungen und K Ritische
Fragen in, Zfo ٣/  ١٩٩٨ pp ١۶۶  ١۵٨ , ١٩٩٨
[6] NK Kakabadse, A Kakabadse, A Kouzmin - Journal of Knowledge Management, 2003
[7] http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc263142(TechNet.10).aspx

پانویس
----------------------------
[1] Knowledge Unit
[2] Knowledge Object
[3] Knowledge Engineer
[4] Knowledge Worker
[5] Knowledge
[6] Knowledge Graph
[7] Knowledge Administrator
[8] Navigate
[9] RSS
   
منبع : http://www.parnianportal.com/Articles/Pages/knowledge-management-software.aspx