مدیریت دانش-راهکار نوین گسترش اطلاعات
ساعت ٥:٠٥ ‎ب.ظ روز سه‌شنبه ٢۱ خرداد ،۱۳٩٢  کلمات کلیدی:

 

مدیریت دانش

راهکار نوین گسترش اطلاعات

علیرضا ماهیار، سعید امامی

a.mahyar@ece.ut.ac.ir, emami@emami.info

 

 

 

 

چکیده: امروزه مدیریت دانش (Knowledge Management) به یک موضوع مهم و حیاتی مورد بحث در متون علمی و تجاری تبدیل شده است. جوامع علمی و تجاری هر دو بر این باورند که انسان‎ها با قدرت دانش می‌توانند برتری‌های بلند مدت خود را در عرصه‌های رقابتی حفظ کنند. نقش مدیریت دانش در تولید و توسعه دانش، ارائه راهکار برای جستجوهای هوشمند، بهره‌برداری بهینه از اطلاعات قابل دسترس و منابع موجود، و بالابردن سطح اطلاعاتی بنگاه‎ها در راستای پیشرفت و توسعه در مهارت‌ها، از مهمترین اهداف نکات مطرح در این مقاله می باشد. دراین مقاله سعی شده با بررسی راهکارهای دستیابی به یک مدیریت دانش موفق و ارزیابی هریک از آنها، از نقطه نظر موانع انسانی و بسترهای تکنولوژیکی به یک نتیجه‎گیری کلی درباره مزایای برخورداری از یک پایگاه دانش مناسب، در راستای ارتقا و رشد فکری و تجاری انواع بنگاه‎ها برسیم. مدیریت دانش تعبیر و سازماندهی اطلاعات را از جهات مختلف انجام می‎دهد و تنها با بسترسازی‎های مناسب است که می‌توان به تدریج الگوی تعامل بین افراد، فناوری‌ها و فنون را فعال نمود و این موضوع یکی از مهمترین نتایج مد نظر در این مقاله می‎باشد.

 

کلمات کلیدی

مدیریت دانش، داده- اطلاع- دانش، متدهای جستجو، ابزارهای استراتژیک، فناوری اطلاعات و ارتباطات، تصمیم‌گیری، برتری رقابتی

 




. مقدمه

دانش، دارایی واقعی سازمان‎هایی است که برای حضوری موفق در عرصه پر رقابت جهانی و یکپارچگی سیستم‎ها، ارزش‎ها و منابع سازمانی خود تلاش می‎کنند. مدیریت دانش با ابزارهای فنی و ارزش‎های انسانی چندگانه سر و کار دارد، لذا می‌تواند نشان دهد که چگونه سازمان‎های هوشمند و یادگیرنده می‌توانند فرآیندهای خود را با استفاده از یک رهیافت «دانش‌مدار» مجدداً طراحی نمایند. جوامع علمی و تجاری هر دو بر این باورند که سازمان‎های دانش محور می‌توانند برتری‌های بلندمدت خود را در عرصه‌های رقابتی حفظ کنند. منابع نقد و بررسی و چشم‌اندازهای رقابتی سازمان‌ها نشان دهنده تأثیرات این دیدگاه در عرصه‌های استراتژیک سازمان‌های تجاری است (نلسون و وینتر، 1992). محققین و دانشگاهیان دیدگاه متفاوتی در خصوص مدیریت دانش اتخاذ کرده و گستره‌ای از راه‌حل‌های فناوری تا مجموعه‌ای از دستورات عملی را در نظر دارند. بر طبق بعضی از اظهار نظرها (استوارت و ویگ، 2001) مدیریت دانش به عنوان یک متدولوژی برای تولید و حفظ و بهره‌برداری از تمام امکانات، مجموعه عظیمی از دانش می‎باشد که هر سازمانی در فعالیت‎های روزانه خود از آنها سود می‌جوید. دیدگاه دیگری وجود دارد که مدیریت دانش را به عنوان مجموعه‌ای از فرآیندها توصیف می‌کند که از تولید و توزیع و بهره‌برداری از دانش بین عوامل مرتبط هوشمند و ابزارهای تکنیکی چون، تکنولوژی اطلاعات و سیستم‎های پشتیبان از تصمیم‌گیری، حمایت می‌نماید (لیبوتیس و ولکاکس، 1997).

 

با نگرش فراتر به این موضوع، آشکار می‌شود که معمولاً «دانش پایه» عامل تمایز بین «داده»، «اطلاعات» و «دانش» است. این یکی از دلایلی است که در محیط و فضای متکی به دانش، برخی مؤسسات یا شرکت‎ها می‌توانند همچنان برتری‎های اقتصادی و رقابتی خود را حفظ کنند. به همین دلیل سازمان‌های مبتنی بر دانش، رویکرد مثبتی در زمینه ایجاد دانش، افزایش ارزش افزوده، و نمایش و اشاعه اطلاعات دارند. پژوهشگرانی به نامهای کوهن و لوینتال در مباحث خود این حقیقت را تشریح می‌کنند که گسترش دانش منوط به شور و هیجان یادگیری دانش پیشین است [2].  بنابر این بحث ما این است که دانش ترکیب سازمان یافته‌ای از «داده» است که از طریق قوانین، فرآیندها، عملکردها و تجربه حاصل آمده است. به عبارت دیگر «دانش» معنا یا مفهومی است که از فکر پدید آمده (ماراکاس، 1999) و بدون آن، «اطلاعات» یا «داده» تلقی می‌شود. تنها از طریق این مفهوم است که «اطلاعات» حیات یافته و به «دانش» تبدیل می‌شود (بات، 2001). بناین تمایز بین «اطلاعات» و «دانش» به دیدگاه کاربر بستگی دارد. دانش یک مضمون وابسته است چرا که مفاهیم در ارتباط با یک الگوی مشخص تفسیر می‌شود (ماراکاس، 1999).

 

با داشتن یک دیدگاه مبسوط به مقوله دانش، درمی‎یابیم که تعریف مدیریت دانش صرفاً از منظر فناوری یا سیستم‌های اجتماعی، سبب انحراف به سمت یک دیدگاه و غفلت از دیگری است. سیستم‌های اجتماعی و فناوری در مدیریت دانش به یک اندازه مهم هستند. تبدیل داده و اطلاعات به یکدیگر به واسطه فناوری اطلاعات صورت می‌گیرد ولی فناوری اطلاعات گزینه ناتوانی برای تبدیل «اطلاعات» به «دانش» است. عوامل اجتماعی، «دانش» و «اطلاعات» را بهتر به یکدیگر تبدیل می‌کنند اما همین عوامل در تبدیل «داده» به «اطلاعات» کند هستند. این یکی از دلایلی است که ما اعتقاد داریم مدیریت دانش از طریق بهینه‌سازی دو عامل زیر سیستم‌های اجتماعی و فناوری بهتر انجام می‌شود. ریشه‌های این دیدگاه را می‌توان در چشم‌اندازهای اجتماعی- فناوری سازمان یافت. موفقیت‎های شرکت‎هایی چون Buck man Laboratories, Xerox و Hewlett-Packard را می‎توان نتیجه پروژه‌های مدیریت دانش ‌دانست [10]. در این مقاله ضمن ارائه تعریفی از مدیریت دانش و فرآیندهای دانش مدار، راهکارها و سیستم‎های مختلف را مورد ارزیابی قرار می‎دهیم. علاوه بر این با بر شمردن عوامل مؤثر بر موفقیت یک سیستم مدیریت دانش، سیستم مدیریت مستندات[1] را به عنوان یک راهکار مناسب معرفی می‎نماییم.

 

 

2. داده، اطلاعات، دانش

تمایز «داده»، «اطلاعات» و «دانش» مشکل است. تنها از طریق مفاهیم بیرونی یا از دیدگاه کاربر می‌توان بین «داده»، «اطلاعات» و «دانش» تفاوت قائل شد. معمولاً داده به عنوان مواد خام، اطلاعات به عنوان مجموعه سامان یافته‌ای از داده و دانش به عنوان اطلاعات با مفهوم، شناخته می‌شود. همانگونه که در شکل 1 نشان داده شده ارتباط بین «داده»، «اطلاعات» و «دانش» تکراری و برگشت‌پذیر است و تبدیل این سه به یکدیگر به میزان سازماندهی و تفسیر آنها بستگی دارد. «داده» و «اطلاعات» بر مبنای «سازمان» و «اطلاعات» و «دانش» بر مبنای «تفسیر» از یکدیگر متمایز می‎شوند.

 

 

 

شکل 1. ارتباط بین داده، اطلاعات، دانش

تعامل بین فناوری، فنون و انسان، مفهوم مدیریت دانش را عمق می‌بخشد زیرا الگوی تعامل بین فناوری، فنون و انسان برای هر سازمان منحصر به فرد است که به راحتی قابل داد و ستد یا تقلید توسط سازمان‎های دیگر نیست. نکته مهم این است که دانش فردی برای توسعه دانش پایه سازمانی ضروری است، هر چند دانش سازمانی حاصل جمع ساده‌ای از دانش‌‌های فردی نیست (بات، 2000).

میزان صحیح اطلاعات در زمان مناسب مدت‎ها است که یک عامل مهم برای انجام انواع کارها بوده است. هر چند که میزان اطلاعات موجود داخلی و خارجی بیش از حد زیاد شده است. بیهوده نیست که امروزه مدیران اجرایی دربارة غرق شدن در دریایی از اطلاعات صحبت می‌کنند. دو برابر شدن اطلاعات موجود در هر 8 تا 9 ماه یکبار بر ابعاد این معضل می‌افراید. سعی بر کنترل گنجینه اطلاعات از نظر تعریف غیرممکن است. حداقل برای سازمانی که فعالیت‎های اجرایی دارد بسیار پرهزینه خواهد بود. بنابر این ابزار کنترل دیگری باید پیدا نمود.

 

 

3. مدیریت دانش

ما مدیریت دانش را فرآیند ایجاد، تأیید، ارائه، توزیع و کاربرد دانش می‌دانیم. در سازمان‎ها این پنج عامل در حوزه مدیریت دانش زمینه آموزش، بازخورد، آموزش مجدد و یا حذف آموزش را فراهم می‌آورد که معمولاً برای ایجاد، نگهداری و احیا قابلیت‌های سازمان مورد نیاز است. بسیاری از متخصصان اطلاع‌رسانی با ذخیره و نظام‌مند کردن اطلاعات برای بازیابی و استفاده مجدد از آن اقدام می‌کنند، لیکن در یک سازمان دانش محور تنها تأکید بر این جنبه‌ها به تنهایی کافی نیست، بلکه اطلاعات باید بر طبق نیازهای واقعی کسب و کار، از نظر کیفی کنترل شود و به فرآیندهای کاری مرتبط بپیوندد. از طریق مناسبات مشترک میان اطلاعات و فرایندهای ذهنی و تجاری انسان است که سرانجام دانش و درک جدید ایجاد می‌شود. در حقیقت می‌توان گفت در فضای ایجاد شده در زمینة دانش و عقاید جدید است که اساس توسعه و تغییرات بیشتر، جهت سودآوری بیشتر کسب و کار بنا گذاشته می‌شود.

 

 

 

شکل 2. فرآیندهای اشاعه دانش

معیار ارزیابی در مفید بودن دانش معمولاً مشخص نیست. در عین حال اگر سازمانی، دانش را در کارها و فعالیتهای رایج خود مفید دانست باید ترتیبی اتخاذ نماید که گروه‎های کاری بتوانند به سنجش و ارزیابی دانش بپردازند (کولیس و مونتاگومری، 1995).

به کارگیری الگوهای تعامل بین اعضا، فناوری‌ها، و فرهنگ یک سازمان می‌تواند با شرایط دشوار روبرو شود و به همین دلیل است که برخی صاحب‎نظران این الگوی تعاملی را مجموعه عقل‌های سازمان نامیده‌اند. ما در ادامه به بررسی تعاریف مطرح شده در ارتباط با این فرآیندها می‎پردازیم.

1.3. ایجاد دانش

ایجاد دانش به توانایی سازمان‌ها در ایجاد ایده‌ها و راه‌حل‌های نوین و مفید اشاره دارد (ماراکاس، 1999). سازمان‌ها با توسعه و تجدید ساختار دانش قبلی و کنونی خود با روش‎های مختلف به خلق واقعیت‎ها و مفاهیم جدید می‌پردازند. ایجاد دانش فرآیند مهمی است که در آن انگیزه، تلقین، تجربه، و شانس، نقش مهمی ایفا می‌کنند (لین و دیگران، 1996). معیار سنجش دانش نو، نقش مؤثر آن در حل مسائل جاری و نوآوری در بازار است.

 

2.3. اعتباربخشی به دانش

اعتباربخشی به دانش، به گستره‌ای اشاره دارد که بنگاه‌ها می‌توانند بر روی دانش اثر گذاشته و اثرات آن را بر محیط سازمانی ارزیابی نمایند. چرا که با گذشت زمان بخشی از دانش گذشته نیاز به بازنگری و انطباق با واقعیتهای کنونی دارد. اغلب تقابل مداوم و چند وجهی بین فناوری، فنون و افراد برای سنجش اعتبار دانش مورد نیاز است (بات، 2000) برای مثال وقتی سازمانی مجموعه جدیدی از فناوری‌ها، ابزار، رویه‌ها و فرآیندها را به کار می‌گیرد، نیازمند بهبود و روزآمدسازی مهارت‎های کارکنان خود است تا بتواند به خوبی خود را با واقعیت‎های رقابتی جدید منطبق سازد. اعتبار بخشی به دانش، فرآیند سخت کنترل، آزمون و بهبود مداوم دانش پایه برای رسیدن به واقعیت‎های موجود و بالقوه است. به طور کلی پیشرفت در یک زمینه، اطلاعات، فرضیه‌ها، قوانین و مقررات جدیدی را ایجاد کرده و بخشی از قواعد و فرضیه‌های قدیمی را از رده خارج می‌سازد. بنابراین برای سازمان‎ها مرور، آزمون و افزایش مداوم اعتبار دانش پایه برای رسیدن به دانش جاری ضروری است.

 

3.3. ارائه دانش

ارائه دانش حاکی از شیوه‌هایی است که از آن طریق دانش به اعضای سازمان ارائه می‌شود. به طور کلی سازمان‌ها می‌توانند روندهای مختلفی در جهت ایجاد دانش پایه خود اتخاذ نمایند. با این وجود دانش سازمانی در موقعیت‎های مختلفی ارائه شده و روندهای مخلتفی را در بر دارد. اعضای سازمان با مجموعه‌هایی از شیوه‌ها سرو کار دارند. اگر لازم باشد که آنها شیوه کاری خاصی را بیاموزند، تأخیر در منسجم‌سازی این دانش جدید امری طبیعی و ضروری است. بنابراین یک سازمان می‎تواند استانداردهای برنامه‌ریزی شده یکسانی را ایجاد نماید و یا از الگوهای یکسانی برای ارائه «داده»، «اطلاعات» و «دانش» بهره گیرد.


4.3. توزیع دانش

لازم است که دانش قبل از بهره‌برداری در سطوح سازمانی در درون سازمان به اشتراک گذارده شود. تعامل بین فناوری‌های سازمان، فنون و افراد می‌تواند اثر مستقیم بر توزیع دانش داشته باشد. در ساختارهای سازمانی سنتی، با توجه به شکل کنترل‌ها و نقش‌های از قبل تعریف شده، فرصت‌های توزیع دانش و تعامل بین فناوری‌ها، فنون و افراد کاهش می‌یابد. اما در ساختارهای نوین (افقی) سازمانی، تقویت و سیاست‎های درهای باز، جریان دانش را در میان بخش‎ها و افراد سرعت می‌بخشد.

5.3. کاربرد دانش

به طور کلی دانش سازمانی باید در جهت محصولات، خدمات و فرآیندهای سازمانی به کار گرفته شود. اگر سازمانی به راحتی نتواند شکل صحیح دانش را در جای مناسب آن مشخص نماید در عرصه‌های رقابتی با مشکل مواجه خواهد شد. زمانی که نوآوری و خلاقیت راه پیروزی در جهان امروز است، سازمان باید بتواند دانش مناسب را در جای مناسب به کار گیرد. معیار ارزیابی در مفید بودن دانش معمولاً مشخص نیست. در عین حال، اگر سازمانی دانش را در کارها و فعالیت‎های رایج خود مفید دانست باید ترتیبی اتخاذ نماید که گروه‎های کاری بتوانند به سنجش و ارزیابی دانش بپردازند. سازمان‌ها به منظور هدایت دانش فردی در جهت اهداف سازمانی، باید محیطی برای اشتراک، انتقال و تقابل دانش در میان اعضا به وجود آورند (نوناکا و تاکوچی، 1995) و افراد را در جهت با مهفوم کردن تعاملاتشان آموزش دهند. برای بسط «دانش مجموعه» باید هر فعالیتی را در راستای توسعه و تعامل منطقی بین کارکردها هدایت نمود.

 

خلاصه اینکه مدیریت دانش به تغییر فرهنگ همکاری در فرآیندهای تجاری، به منظور ممکن ساختن اشتراک اطلاعات اشاره دارد. این کار همانند فعالیت در زیرمجموعه‌های فرهنگی و اجتماعی است. در محیط‌های پویا سازمان‌ها با یک سلسله مسائل ناخواسته و موقعیت‎های پیش‌بینی نشده روبرو هستند که کنترل آنها توسط فرد در سازمان دشوار است. کارهای پیچیده در یک سازمان توسط یک فرد انجام نمی‌گیرد بلکه تعامل بین فناوری‌ها، فنون و افراد است که یک سازمان را در انجام وظایف خطیر خود یاری می‌کند. بنابراین یکی از وظایف دشوار مدیریت ایجاد همکاری بین بسته‌های مختلف دانش از طریق تبادل و اشتراک اطلاعات است.

 

 

4. ضرورت و اهمیت مدیریت دانش

مدیریت دانش به الگوهای تعامل میان فناوری‌ها، فنون و افراد شکل می‌بخشد. برای مثال تکنولوژی اطلاعات در خصوص گردآوری، ذخیره و اشاعه اطلاعات به خوبی عمل می‌کند ولی در تعبیر آن ناتوان است (بات، 1998). تجربیات به دست آمده حاکی از آن است که سازمان‎هایی که به صورت بسته و برای رفع نیازهای بلندمدت از مدیریت دانش استفاده می‌کنند در روابط اجتماعی و فنی خود محتاط هستند. هرچند که از این طریق دستیابی به راه‌حل‎های فنی امکان‌پذیر است، اما برای تحقق مدیریت دانش در سازمان، باید محیط مشارکت، همکاری و اشتراک دانش را به وجود آورد. براساس تحقیق «ارنست» و «یونگ» پنجاه درصد از متخصصان بر این باورند که تغییر رفتار بشر یکی از مسائل اجرایی مدیریت دانش است. به همین دلیل در پروژه‌های مدیریت دانش بر تغییر روندهای سنتی و تقویت ساختارها و فناوری‌های جدید تأکید می‌شود.

 

به طور کلی یک بنگاه برای رشد و توسعه در همه زمینه‎ها و کسب برتری نسبت به رقبا، نیاز به راه اندازی و اجرای همزمان چهار سیستم در زمینه‎های مختلف دارد. این سیستم‎ها عبارتند از سیستم مدیریت و برنامه‎ریزی منابع سازمان[2]، سیستم مدیریت ارتباط با مشتری[3]، سیستم مدیریت زنجیره تولید[4] و سیستم مدیریت دانش[5] (لاودن، 2003). تأکید بر ضرورت این سیستم در کنار دیگر سیستم‎های مطرح شده خود دلیل محکمی بر جایگاه سیستم مدیریت دانش و نقش آن در توسه و پیشرفت بنگاه‎های قرن بیست و یکمی است.

 

 

5. راهکارهای رسیدن به یک سیستم دانش مدار

برای راه اندازی یک سیستم مدیریت دانش موفق، راهکارها و ایده های مختلفی وجود دارد. نکته مهم در این بین رسیدن به یک راه حل جامع و حساب شده با توجه به تعاریف و محدودیت‎های گفته شده و نیز درنظرگرفتن اهمیت‎ها و ضرورت‎ها می‎باشد. اکثر راهکارها را می‎توان بر اساس الگوهای زیر دسته بندی نمود:

  • مبتنی بر تکنولوژی
  • مبتنی بر سازمان و نیازهای آن
  • سیستمی عمومی و قالب بندی شده
  • بسترسازی‎های لازم برای تفکر بر پایه دانش

 

برخی وجود تکنولوژی و استفاده از متدهای برنامه‎نویسی نوین را توصیه نموده‎اند. عده‎ای طراحی یک سیستم خاص بر پایه نیازهای سازمان را ضروری دانسته و برخی بر خلاف این نظر مجموعه‎ای از سیستم‎های عمومی طراحی شده[6] را به عنوان راهکار پیشنهاد کرده‎اند. عده‎ای نیز با استناد به مفاهیم مدیریت دانش، وجود سیستم نرم‎افزاری را خیلی ضروری نمی‎دانند و بسترسازی‎های آموزشی و فرهنگی را راه‎حلی برای رسیدن به تفکر بر پایه دانش می‎دانند.

 

با توجه به این نظرات و با یک نگرش جامع به موضوع می‎توان دریافت که شاید اجرای همزمان این راهکارها، در صورت تدوین یک طرح از قبل پیش‎بینی شده بتواند موفقیت چنین پروژه‎‎هایی را بیش از پیش تضمین نماید. هر چند به جرأت می‎توان گفت که وجود یک مدیریت و رهبری مدرن می‎تواند مهمترین ضامن اجرایی باشد. اما از طرف دیگر باید توجه داشته باشیم که مدیریت دانش نیاز به فناوری بسیار قوی دارد که جزء لاینفک آن است. امروزه ایجاد کسب و کارهای مؤثر بدون فناوری اطلاعات غیر ممکن بوده و مانند آن است که به آینده پشت کرده باشیم. در واقع مدیریت دانش پایه تحقق مدیریت استراتژیک در سازمان‎ها بوده و مستلزم آن است که مدیریت عالی شدیداً از فرصت‌های ارائه شده توسط فناوری اطلاعات برای تحقق اهداف کسب و کار بهره‌برداری نماید. استفاده از تکنولوژی اطلاع‌رسانی تنها به‎عنوان ابزار حمایتی برای فرآیندها و فعالیت‎های کسب و کار، یک استراتژی ضعیف است. فرصت‌های جدید ارائه شده توسط فناوری اطلاعات نیازمند بهره‌برداری گسترده است و این امر نیز نیازمند آن است که فناوری اطلاعات به طور کامل به‎عنوان جزء اصلی در فرآیندهای کاری گنجانده شود. برای رسیدن به یک سیستم مدیریت دانش موفق باید نسبت به نقطه ابتدا و نقطه‎ای که قصد رسیدن به آن را داریم، اشرافی کامل داشته باشیم. طراحی مسیر حرکت باید بر پایه یکسری بسترسازی‎ها، به‎ کار گیری درست از سیستم‎ها، و به گونه‎ای کاملاً حساب شده انجام گردد.

با توجه به موارد گفته شده می‎توان نکات زیر را برای طراحی یک سیستم موفق مدیریت دانش ضروری دانست:

  • بسترسازی‎های فرهنگی - آموزشی
  • بسترسازی‎های لازم برای نصب و راه اندازی سیستم
  • طراحی سیستم جامع و ترسیم دورنمای مورد نظر
  • برنامه ریزی و فازبندی مراحل اجرایی
  • رهبری مدرن در کنار مدیریت کارآمد به عنوان ضروری‎ترین پیش‎نیاز

 

 

6. چالش‎ها و عوامل مؤثر بر موفقیت

اگرچه مدیریت دانش بسیار ساده به نظر می‌رسد اما بنگاه‎هایی که سعی دارند تا به بنگاه‎هایی دانش محور تبدیل شوند با مشکلات اساسی روبرو هستند. نخست اینکه به دلیل نو بودن این ابزار مهم مدیریتی، پاسخ صحیحی برای همه مشکلاتی که با آن مواجه هستند وجود ندارد و همچنین علاوه براین دستورالعمل خاصی نیز جهت اجرای روش‌ها و مفاهیم مدیریت دانش موجود نمی‌باشد. از طرف دیگر به عنوان یک استراتژی برای توسعه و پیشرفت، باید در ساختارها و ارزش‌های اساسی سازمان تغییرات مؤثر ایجاد شود.

 

لازم به ذکر است که مدیریت دانش جهت اجرا، نیازمند عوامل ذیل می‌باشد:

  • درک و پذیرش ارزش اطلاعات و دانش به‎عنوان یک ابزار استراتژیک
  • داشتن یک گروه مدیریتی که نسبت به اجرای مدیریت دانش وفادار باشند
  • داشتن قابلیت و تمایل به تغییرات
  • داشتن انگیزه و علاقه جهت بهتر شدن
  • تمایل به درگیر کردن کارمندان در فرآیند کار
  • اعتقاد به عدم بهره‎برداری کامل از توانایی‎های موجود
  • پذیرش یک سیستم باز با توجه به سهیم شدن در اطلاعات و دانش
  • ایجاد مهارت در تغییر یا بهبود مستمر و مداوم روش کار
  • آموزش مستمر در همة سطوح از جمله فردی، گروهی و سازمانی

 

 

7. نقش منابع هوشمند در مدیریت دانش

مدیریت دانش با ابزارهای فنی و ارزش‎های انسانی چندگانه سر و کار دارد. پس می‌توان درنظر گرفت که چگونه سازمان‎های یادگیرنده و سازمان‎های هوشمند و اصولاً مدیریت سازمانی می‌تواند فرآیندهای خود را از طریق استفاده از یک رهیافت «دانش‌مدار» مجدداً طراحی نماید. عوامل هوشمند و ابزارهای فنی قادر هستند مبنایی برای کارآیی بلندمدت سازمانی دستگاه‎هایی که می‌خواهند مدیریت دانش را نهادینه سازند، فراهم کنند. مدیریت دانش بصورت روزافزون سودمندتر می‌گردد، زیرا مدیریت ارزش، سیستم‎های هوشمند و عوامل هوشمند را مدنظر قرار می‌دهد (ولدریج و جنین، 1995). بر طبق بعضی از اظهار نظرها مدیریت دانش به عنوان مجموعه‌ای از فرآیندها توصیف می‎گردد که از تولید، توزیع و بهره‌برداری از دانش بین عوامل مرتبط هوشمند و ابزارهای تکنیکی چون، تکنولوژی اطلاعات و سیستم‎های پشتیبان تصمیم‌گیری[7]، حمایت می‌نماید (لیبوتیس و ولکاکس، 1997). چنانچه بخواهیم یک مدل مفهومی از کارایی مدیریت دانش در سازمان‎هایی که با ترکیبی از نقش عوامل هوشمند و منابع سیستم‎های هوشمند حمایت می‌شوند، ارائه نماییم، می‎توان این مدل را به دو بخش اصلی تقسیم کرد. در مرحله اول بخش ابزارهای فنی برای تعیین مشخصات منابع سیستم‎های هوشمند و در مرحله دوم عوامل هوشمند که وظیفه آنها تمرکز بر نقش‎شان در عملکرد سازمانی می‌باشد.

 

 

 

8. سیستم مدیریت مستندات[8]

برای نگهداری گنجینه اطلاعات و دانش‎های موجود، این سیستم با توجه به قابلیت‎های فراوانش می‎تواند بسیار سودمند باشد. البته نباید فراموش کرد که نقش آموزش و اجرای بسترسازی‎های اولیه کمتر از ارزش خود سیستم نیست و باید در قالب برنامه تدوین شده هر دو راهکار در کنار هم به اجرا در بیایند. مهمترین هدف در اجرای چنین سیستمی گردآوری و بازیابی داده ها و اطلاعات به‎دست آمده قبلی می‎باشد. در نتیجه کاربران چنین سیستمی برای دستیابی به اطلاعات مورد نظر خود می‎توانند با جستجوی ابتدایی در این سیستم، بخشی از نیاز خود را مرتفع ساخته و از نظرات دیگر کاربران درباره هر مستند آگاهی کسب نمایند. علاوه بر این می‎توانند از مراحل مختلف و پیشرفت‎های صورت گرفته درباره یک موضوع مطلع شوند. سیستم مدیریت مستندات می‎تواند شامل امکانات زیر باشد:

  • شناسایی مطالب و دسته‎بندی آنها[9]
  • شناسایی و دسته‎بندی کاربران در گروه‎های مختلف[10]
  • تعیین مدیر و بازبین‎گر[11] در هر گروه برای انجام وظایف مربوطه
  • تعیین حقوق دسترسی نسبت به مقالات برای کاربر یا گروه‎های کاربری مانند حق خواندن، نوشتن، مشاهده و یا مدیرسیستم[12]
  • امکان ورود مطالب و مستندات مختلف توسط هریک از کاربران
  • تأیید و یا رد مطالب وارد شده و اطلاع به کاربران[13]
  • اطلاع رسانی به کاربران مورد نظر از طریق پست الکترونیکی
  • آرشیو و نسخه‎بندی کلیه مستندات به صورت پویا
  • بررسی و ارزیابی مقالات به صورت درون گروهی و یا ارزیابی کلی
  • جستجوهای هوشمند در مطالب، خلاصه ها، نظرات و دیگر موارد
  • بازبینی سابقه و پیشینه یک مطلب[14]
  • امکان برقراری ارتباط با کاربران یک مطلب
  • ارزشیابی کاربران و گروه‎ها بر اساس فعالیت‎های انجام شده و نتایج آنها

همانطور که ملاحضه می‎شود عملکرد سیستمی با چنین قابلیت‎های گسترده نیز تنها با انجام بسترسازی‎های فرهنگی و آموزشی لازم محقق می‎گردد.

 

 

9. نتیجه‌گیری

در این مقاله نشان داده شد که مدیریت دانش سؤال ساده‌ای درباره ذخیره، بازیابی و انتقال اطلاعات نیست بلکه بیشتر تعبیر و سازماندهی اطلاعات از جهات مختلف است. تنها با تغییر فرهنگ سازمانی است که می‌توان به تدریج الگوی تعامل بین افراد، فناوری‌ها و فنون را در سازمان‎ها و افراد تغییر داد و این مستلزم حوصله و زمان است ("برای رسیدن به 99 باید از یک شروع کرد"). در محیط‎های پویا و پیچیده کنونی به کارگیری مداوم دانش جدید به فرم ایجاد، اعتباربخشی و کاربرد در محصولات و خدمات بسیار ضروری است. استفاده از فناوری باعث بهره‌وری افراد و انسجام اطلاعات در درون سازمان شده و در کنار سیستم‎های اجتماعی، تعبیر اطلاعات را از طریق ارائه دیدگاه‌های مختلف در یک زمینه تحقق می‌بخشند. پس به طور کلی می‎توان گفت که مدیریت دانش یک روند آگاهانه ایجاد، اعتباربخشی، ارائه، توزیع و کاربرد دانش است. هماهنگی بین این اجزا ضروری است چرا که نقصان در یکی از آنها باعث نقصان در نتیجه می‎گردد.

 

برای ارزش‎دهی بر مدیریت دانش می‎بایست تعادل قابل قبولی بین افراد و فناوری‌ها برقرار ساخت. برای رسیدن به یک سیستم دانش محور یک سری برنامه‎ریزی‎های دقیق برای طراحی مسیر حرکت لازم است. تأکید زیاد بر  حضور یک مدیریت و رهبری مدرن از مهمترین اصول موفقیت این طرح می‎باشد.

 

در سازمان‎ها و بنگاه‎های ایرانی انجام یک سری بسترسازی‎های آموزشی و فرهنگی، در کنار راه‎اندازی سیستم مدیریت مستندات، به عنوان یک راه حل قابل قبول و با درصد موفقیت مناسب برای شروع مدیریت دانش در سازمان‎ها پیشنهاد می‎گردید. پذیرش این سیستم باز به خاطر سهیم شدن در اطلاعات و بالابردن میزان دانش از مهمترین دلایل موفقیت آن محسوب می‎گردد. بررسی دقیق چالش‎های پیش‎رو برای راه‎اندازی یک سیستم دانش محور و دسته‎بندی آنها بر حسب نیازها و سازمان‎های مختلف به عنوان یکی از مهمترین موضوعات قابل بحث در تحقیقات آتی توصیه می‎گردد.

 

 

10. مراجع و منابع

[1] Bhatt, G., “Managing Knowledge through people”. Knowledge and Process Management: Journal of Business Transformational, Vol.5 No.3, pp. (1999) 165-71.

[2] H.C.W. Laua, C.W.Y. Wongb, I.K. Huic, K.F. Pund , "Design and implementation of an integrated knowledge system", Knowledge-Based Systems 16 (2003) 69–76.

[3] Sang Bong Yooa, Yeongho Kimb, "Web-based knowledge management for sharing product data in virtual enterprises", Int. J. Production Economics 75 (2002) 173–183.

 

 [4] T. Davenport, L. Prusak, Working knowledge: how organizations

manage what they know, Harvard Business School Press, Boston, (1998).

 

[5] APQC, Knowledge Management: Consortium Benchmark Study, Houston, (1999) TX,pp. 1-9.

[6] Bhatt, G. "Organizing Knowledge in the Knowledge development cycle”, Journal of Knowledge Management: Journal of Business Transformation, (2000b), Vol.4 No.1, pp. 15-26.

[7] Glasser, P., “The Knowledge factor”, CIO, 15 December 1998, pp.1-9.

[8] Nonaka, I., Takeuchi, H., "The Knowledge Crating Company-How Japanese Companies Create the Dynamics of innovation", Oxford University Press, Oxford. (1995).

 

[9] Cheng-Ter Hoa, Yuh-Min Chenb, Yuh-Jen Chenb, Chin-Bin Wangc, "Developing a distributed knowledge model for knowledge management in collaborative development and implementation of an enterprise system", Robotics and Computer-Integrated Manufacturing 20 (2004) 439–456.

 

[10] George Santayana, John Seeley Brown, “Knowledge Management Problems, Promises, Realities, and Challenges", IEEE Press, (1998)

 

[11] Bhatt, G., “A resource-based perspective of developing organizational capabilities for business transformation”, Knowledge and process Management, Vol.7 No.2, pp. (2000a) 119-29.

[12] S. Newell, J.C. Huang, R.D. Galliers, S.L. Pan, "Implementing enterprise resource planning and knowledge management systems in tandem: fostering efficiency and innovation complementarity ", Information and Organization 13 (2003) 25–52.

 

 

 

 

 



[1] Document Management System

[2] Enterprise Resource Planning (ERP)

[3] Customer Relationship Management (CRM)

[4] Supply Chain Management (SCM)

[5] Knowledge Management System (KMS)

[6]  Package

[7]  Decision Support System (DSS)

[8]  ما سیستم مدیریت مستندات (Document Management System)   را به عنوان یک سیستم اولیه در رسیدن به یک محیط دانش محور پیشنهاد می‎کنیم.

[9] Categorize

[10]  Grouping

[11] Admin, Reviewer

[12] Read, Write, View, Admin

[13] Authorize / Reject

[14] History